La ASOCIACIÓN DE PROPIETARIOS DE LA URBANIZACIÓN SAMBOCITY ETAPA MADISON PARK (en adelante, "la Asociación") informa cómo recopila, utiliza, conserva y protege los datos personales de propietarios, residentes, visitantes, trabajadores y proveedores, en el marco de la administración y seguridad de la urbanización, en cumplimiento de la normativa ecuatoriana aplicable en materia de protección de datos personales.
Esta polÃtica aplica al sitio web, canales de comunicación oficiales, controles de acceso y demás procesos administrativos de la Asociación.
📋 Tabla de contenidos
- Responsable del tratamiento
- Qué datos personales tratamos
- Cómo obtenemos los datos
- Para qué usamos los datos
- Control de acceso y biometrÃa facial
- Base que habilita el tratamiento
- Con quién compartimos datos
- Plazos de conservación
- Derechos de los titulares
- Medidas de seguridad
- Cookies y tecnologÃas similares
- Actualizaciones de esta polÃtica
1. Responsable del tratamiento
La entidad responsable del tratamiento de datos personales es:
Razón social: ASOCIACIÓN DE PROPIETARIOS DE LA URBANIZACIÓN SAMBOCITY ETAPA MADISON PARK
Domicilio: Urb. Sambocity, Solar 14, Conjunto Madison Park, Manzana 2, parroquia La Aurora, cantón Daule, provincia del Guayas
Correo electrónico: asociacionmadisonpark@gmail.com
Teléfono: +593 96 722 8825
2. Qué datos personales tratamos
Según el vÃnculo con la Asociación, podemos tratar:
Nombres, apellidos, número de cédula o pasaporte, relación con el inmueble (propietario, inquilino, familiar autorizado, trabajador autorizado).
Correo electrónico, número de celular y otros datos de contacto necesarios para notificaciones.
Pagos de alÃcuotas, comprobantes, deudas y registros para gestión contable y tributaria.
Registros de ingreso y salida, bitácora electrónica, imágenes de CCTV y trazabilidad de novedades de seguridad.
Placa, información necesaria para control de acceso y registro de circulación interna.
Plantillas biométricas para autenticación de ingreso peatonal y vehicular de personas autorizadas.
3. Cómo obtenemos los datos
- Registro y actualización de información de residentes y propietarios.
- Solicitudes de ingreso y control de visitantes.
- Uso de plataformas administrativas y de comunicación de la urbanización.
- Sistemas de seguridad, control de accesos y videovigilancia.
- Interacciones administrativas con proveedores, personal y contratistas.
4. Para qué usamos los datos
La Asociación trata datos personales para finalidades legÃtimas y concretas:
- Administración de propietarios y residentes (censo, mudanzas, comunicaciones y gestión interna).
- Gestión administrativa, contable, financiera y tributaria de la urbanización.
- Seguridad fÃsica de personas, bienes e infraestructura común.
- Control de acceso peatonal y vehicular, prevención de ingresos no autorizados e investigación de incidentes.
- Gestión de bitácora de visitas y trazabilidad de eventos de seguridad.
- Reserva y control de uso de áreas comunales.
- Gestión de relaciones laborales y contractuales con personal y proveedores.
5. Control de acceso y biometrÃa facial
Para reforzar la seguridad de Madison Park:
- Se utiliza biometrÃa facial para acceso peatonal de personas autorizadas.
- Se utiliza biometrÃa facial para control de ingreso vehicular de personas autorizadas.
- Cuando el sistema biométrico no permita la validación o se aplique un mecanismo alternativo, el agente de seguridad verifica la identidad y autoriza el paso conforme a protocolos internos.
- Para el flujo vehicular de visitas se utiliza la pluma de visitantes, con validación y registro en controles de acceso.
Importante: Los datos biométricos se usan exclusivamente para autenticación de identidad y control de acceso.
6. Base que habilita el tratamiento
Tratamos datos personales cuando existe una justificación válida, según el tipo de dato y la finalidad:
- Consentimiento del titular, especialmente para datos sensibles como biometrÃa facial.
- Cumplimiento de obligaciones administrativas, legales y regulatorias aplicables a la Asociación.
- Necesidad de ejecutar la relación con residentes, proveedores y personal.
- Interés legÃtimo en seguridad integral y convivencia dentro de la urbanización.
7. Con quién compartimos datos
La Asociación no vende datos personales ni los entrega para fines comerciales no autorizados.
Podemos comunicar datos únicamente cuando sea necesario a:
- Autoridades competentes, por requerimiento formal.
- Encargados que prestan servicios a la Asociación (seguridad privada, soporte tecnológico, asesorÃa contable o legal), bajo deber de confidencialidad y tratamiento limitado.
- Entidades financieras, cuando sea necesario para cobros o pagos vinculados a la administración.
Cuando se usen plataformas tecnológicas que operen fuera del paÃs, la Asociación adopta medidas razonables para proteger los datos personales.
8. Plazos de conservación
Conservamos los datos solo el tiempo necesario para cumplir la finalidad y obligaciones aplicables:
| Tipo de dato | Plazo orientativo |
|---|---|
| Datos administrativos de residentes | Durante la relación con la urbanización y mientras exista necesidad operativa o legal. |
| Videovigilancia (CCTV) | Hasta 31 dÃas, salvo requerimiento de autoridad o investigación en curso. |
| Registros contables y tributarios | Los plazos de conservación exigibles para control administrativo y fiscal. |
| Bitácoras de acceso y seguridad | Hasta 12 meses, salvo necesidad de conservación mayor por incidentes. |
| Datos biométricos faciales | Mientras la persona mantenga una condición activa que justifique su acceso; al cese se eliminan de forma segura. |
9. Derechos de los titulares
Toda persona titular de datos puede solicitar acceso, rectificación, eliminación, oposición o limitación del tratamiento y portabilidad, cuando corresponda.
Para ejercer derechos, puede contactar a la Asociación:
Correo: asociacionmadisonpark@gmail.com
Teléfono: +593 96 722 8825
La solicitud debe identificar claramente al titular y detallar el derecho que desea ejercer.
10. Medidas de seguridad
La Asociación aplica medidas administrativas, técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo controles de acceso, gestión de permisos, protocolos de confidencialidad, monitoreo y respaldo de información.
El acceso a información sensible está restringido a personal autorizado y a encargados que necesitan tratarla para fines legÃtimos de la urbanización.
11. Cookies y tecnologÃas similares
El sitio web puede utilizar cookies necesarias para su funcionamiento y para mejorar la experiencia de navegación. El usuario puede configurar su navegador para bloquear cookies; sin embargo, ciertas funciones del portal podrÃan verse limitadas.
12. Actualizaciones de esta polÃtica
La Asociación puede actualizar esta polÃtica cuando existan cambios operativos, tecnológicos o normativos. La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial de Madison Park.